Pengertian dan Fungsi Seleksi Pegawai atau Karyawan

PENGERTIAN DAN FUNGSI

Seleksi merupakan proses untuk memutuskan pegawai yang tepat dari sekumpulan calon pegawai yang didapat melalui proses perekrutan, baik perekrutan internal maupun eksternal sebagaimana dibahas pada bab sebelumnya. Proses ini, seperti halnya rekrutmen, merupakan kegiatan yang sangat penting sebab hasil yang didapat dari perekrutan tidak menjamin bahwa seluruh calon yang direkrut sesuai dengan perusahaan. Di samping itu, seleksi juga tidak hanya berarti memilih pegawai yang tepat dilihat dari sudut pandang organisasi, tetapi juga dari sudut pegawai yang memilih organisasi yang sesuai dengan keinginannya. Hal ini penting sebab unjuk kerja seseorang tidak hanya dipengaruhi oleh kemampuan yang dimiliki, tetapi juga oleh sikapnya terhadap organisasi, dalam pengertian keyakinannya bahwa organisasi yang dimasuki akan dapat mewujudkan harapan-harapannya yang mengakibatkan dia senang bekerja di organisasi tersebut.

Seleksi tentu saja dilakukan bukan hanya untuk memilih pegawai bani untuk menjadi pegawai perusahaan, tetapi dapat juga untuk memilih pegawai yang akan dipromosikan untuk menduduki jabatan baru, pegawai yang dipindahkan ke bagian lain, atau bahkan untuk pegawai yang akan diputuskan hubungan pekerjaan dengan perusahaan (penempatan). Sebab, sebagaimana dijelaskan di atas, calon pegawai untuk mengisi jabatan yang kosong dapat bersumber dari luar perusahaan, dapat juga bersumber dari dalam, meskipun dalam bab ini perhatian lebih diutamakan pada seleksi untuk menjadi pegawai baru perusahaan.

Pentingnya seleksi mengakibatkan kegiatan tersebut harus dilakukan secara tepat dan benar untuk mendapatkan tenaga kerja yang dibutuhkan. Bagaimanakah kegiatan tersebut dilakukan atau kegiatan apa saja yang akan dilakukan, serta siapa yang melakukan dalam upaya untuk memenuhi fungsinya, merupakan aspek yang akan dibahas di sini.

Pada prinsipnya, kegiatan seleksi tanpa melihat apakah seleksi yang dilakukan untuk pegawai baru, promosi, pemindahan, atau yang lain-lain, berkaitan dengan tahap-tahap tertentu, yaitu:

1. Wawancara tidak terstruktur, yaitu kebalikan dari wawancara terstruktur, di mana sebelumnya tidak disiapkan sejumlah pertanyaan secara rinci. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dapat berkembang sesuai dengan perkembangan dialog. Wawancara ini dilihat dari validitasnya menjadi kurang karena pertanyaan yang diajukan dapat berkembang ke arah yang lebih luas, yang dapat menyimpang dari pencapaian informasi yang ingin diketahui.
2. Wawancara campuran, yaitu kombinasi antara jenis wawancara terstruktur dan tidak terstruktur, di mana sebelumnya disiapkan pertanyaan umum atau poin-poin tertentu sebagai landasan untuk wawancara. Berdasarkan ini pertanyaan-pertanyaan lanjutan dapat berkembang sesuai dengan informasi yang didapatkan.

Dilihat dari kemampuan khusus yang ingin diketahui, dibedakan menjadi:

1. Stress interview, yaitu wawancara yang ditujukan untuk mendapatkan informasi apakah seorang calon mampu menghadapi suatu situasi yang penuh tekanan dengan tenang. Pertanyaan-pertanyaan diajukan secara beruntun kepada calon dan bersifat menyudutkan untuk melihat apakah yang bersangkutan berubah atau terpengaruh. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan telah ditentukan sebelumnya sehingga wawancara ini dapat juga dikatakan wawancara terstruktur. Wawancara seperti ini misalnya dilakukan terhadap calon polisi sesuai dengan pekerjaannya yang akan sering menghadapi tekanan di lapangan, atau terhadap salesmen karena nanti harus menghadapi para calon pembeli yang tidak bersahabat dan lain-lain
2. Bebavioral interview, yaitu wawancara yang dilakukan dengan meminta calon untuk menjelaskan satu bentuk tindakan yang harus diambil atau keputusan apa yang akan diambil dalam suatu situasi tertentu, yang biasanya merupakan situasi buatan. Misalnya, kepada seorang calon supervisor diajukan pertanyaan apa tindakan yang akan diambil bilamana sejumlah buruh melakukan unjuk rasa dan langkah-langkah apa yang akan diambil untuk mengatasi atau mendamaikan dua pegawai yang sedang konflik. Contoh lain, kepada seorang calon guru ditanyakan apa tindakan yang akan diambil bila dia menemukan beberapa murid melakukan keributan di dalam kelas sehingga mengganggu kelas secara keseluruhan.

Langkah-langkah dalam wawancara

Wawancara sebagaimana telah disebutkan merupakan alat seleksi yang paling banyak dilakukan, karena di samping dapat diaplikasikan untuk semua jenis pekerjaan, juga memiliki kemungkinan untuk mendapatkan banyak informasi tentang calon, yang bisa digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam melihat kecocokannya dengan pekerjaan dan perusahaan. Untuk itu, proses wawancara harus dilakukan dengan baik agar dapat berfungsi sebagaimana dimaksudkan. Jadi, disarankan proses wawancara dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:

1. Persiapan, yaitu mempelajari job description, job spécification, dan job performance standard dari mana pertanyaan-pertanyaan ditentukan, yang jawaban-jawabannya dapat mengindikasikan kemampuan yang berkaitan dengan pekerjaan.
2. Menciptakan situasi yang menunjukkan bahwa calon tidak perlu merasa segan atau takut mengikuti wawancara. Di sini si pewawancara harus menunjukkan perilaku sopan dan bersahabat dengan calon. Hal ini penting agar pewawancara mendapatkan informasi yang benar dari calon, c. Wawancara dilakukan dalam bentuk tanya-jawab untuk saling mempertukarkan informasi atau dilakukan dalam komunikasi dua arah.

Kemungkinan-kemungkinan kesalahan wawancara

Telah dijelaskan bahwa wawancara adalah proses tanya-jawab (dialog) antara pewawancara dengan calon pegawai, dalam upaya menilai apakah si calon sesuai dengan pekerjaan yang ditawarkan atau membandingkannya dengan calon yang lain. Dalam proses penilaian, tidak tertutup kemungkinan bahwa pewawancara melakukan kesalahan, sebab manusia memiliki keterbatasan untuk menangkap secara sempurna semua informasi yang diberikan. Manusia memiliki harapan-harapan dan lain-lain, sehingga sering kali terlalu cepat mengambil kesimpulan dari informasi yang sangat terbatas.

Beberapa kemungkinan kesalahan penilaian dalam pelaksanaan wawancara, yang senantiasa harus disadari oleh pewawancara untuk menghindari terjadinya kesalahan, dapat berupa:

1. Hallo effect, yaitu suatu keadaan di mana seseorang menyimpulkan orang lain berdasarkan satu ciri tunggal tertentu. Misalnya kecantikan dan keramahan seorang calon mendorong timbulnya kesimpulan bahwa orang tersebut memiliki kemampuan yang sesuai dengan pekerjaan.
2. Leading question, yaitu pertanyaan yang diajukan mengarahkan kepada suatu jawaban yang diinginkan, misalnya: Anda suka dengan pekerjaan ini, ‘kan? Anda tidak keberatan bila ditempatkan di luar kota, ‘kan?
3. Personal bias, yaitu prasangka seorang pewawancara terhadap seseorang yang didasarkan pada ciri-ciri yang tugas-tugas persyaratan keamanan kerja gambaran pekerjaan
4. sasaran pekerjaan
5. hubungan dengan pekerjaan lain

Aspek-aspek khusus berkaitan langsung dengan pekerjaan dalam dimensi yang lebih rinci, yang berkaitan langsung dengan pekerjaan seperti memperkenalkan dengan rekan kerja, tempat kerja, persyaratan keselamatan kerja, dan lain-lain.

ALASAN PELAKSANAAN ORIENTASI

Beberapa tantangan yang biasanya dihadapi oleh pegawai baru (khususnya pegawai yang masih muda dan belum berpengalaman) ketika pertama kali memasuki organisasi adalah, yang pertama, menghadapi harapan yang tidak realistis yang berkaitan dengan: jenis pekerjaan yang akan dilakukan (saya mempunyai kebebasan dalam melakukan pekerjaan, kenyataannya atasan mengatur segala sesuatunya dan saya menghadapi pekerjaan-pekerjaan yang rutin dan membosankan); jumlah feedhack yang diterima (saya akan menerima feedhack berupa bantuan dari atasan, namun kenyataannya tidak ada); ganjaran yang akan diterima (jika saya melakukan pekerjaan dengan baik, saya akan dipromosikan, tetapi kenyataannya peluang promosi sangat terbatas); kemampuan mengaplikasikan ilmu yang telah dipelajari di sekolah pada pekerjaan (saya akan mengaplikasikan ilmu yang saya dapat dalam pekerjaan, tapi kenyataannya perusahaan tertutup pada ide-ide baru); keseimbangan antara tujuan pribadi dan tujuan organisasi (saya akan mendapatkan lingkungan kerja yang menarik yang dapat memenuhi kebutuhan pribadi, namun kenyataannya tidak bisa).

Yang kedua, mempelajari banyak mengenai tujuan karier mereka, yaitu jabatan tertinggi yang dapat diraih dalam organisasi itu, dan apakah pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang mereka miliki sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Yang terakhir, menentukan tujuan yang penting pada organisasi dan diterima oleh rekan kerja dan atasan/supervisor.2

Bilamana perusahaan membantu mereka untuk memenuhi aspek-aspek di atas, kepuasan kerja dan produktivitas mereka juga akan meningkat, yang pada akhirnya akan memberikan keuntungan bagi perusahaan dengan mengurangi biaya perputaran kerja seperti biaya rekrutmen dan seleksi.

Program orientasi merupakan suatu cara yang penting untuk membantu pegawai baru memenuhi tujuan-tujuan pribadi dan organisasi. Di samping itu, sebagaimana dikatakan oleh Michael Harris,3 early interaetion with the organization have lastitig effect, atau interaksi pertama dengan organisasi mempunyai efek yang lama pada pegawai, sehingga pertemuan pertama harus dilakukan dengan baik, memberi kesempatan belajar tentang keseluruhan bidang, kegiatan perusahaan, bimbingan pada pegawai baru yang akan meningkatkan kepuasan, dan produktivitas kerja mereka. Kemudian, satu keadaan umum yang biasanya dihadapi oleh sebuah perusahaan adalah pegawai lebih besar kemungkinannya meninggalkan pekerjaan pada beberapa bulan pertama dibandingkan dengan waktu lain bilamana harapan-harapan mereka tidak terwujud.4

PENEMPATAN PEGAWAI

Penempatan merupakan proses penugasan/pengisian jabatan atau penugasan kembali pegawai pada tugas/jabatan baru atau jabatan yang berbeda. Penugasan ini dapat berupa penugasan

pertama untuk pegawai yang baru direkrut, tetapi dapat juga melalui promosi, pengalihan (transfer), dan penurunan jabatan (demosi), atau bahkan pemutusan hubungan kerja.

Promosi adalah menaikkan jabatan seseorang ke jabatan lain yang memiliki tanggung jawab lebih besar, gaji lebih besar, dan pada level organisasi yang lebih besar. Transfer adalah pemindahan pegawai dari satu jabatan ke jabatan lain yang memiliki tanggung jawab yang sama, gaji yang sama, dan level organisasi yang sama. Demosi adalah pemindahan pegawai dari jabatan lain yang memiliki tanggung jawab lebih rendah, gaji lebih rendah, dan level organisasi yang lebih rendah.

Penempatan kembali pegawai dilakukan dengan berbagai alasan yang berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia atau untuk memanfaatkan tenaga kerja secara lebih efektif dan efisien, yang dapat disebabkan oleh tantangan-tantangan yang dihadapi organisasi, supply dan ketersediaan pegawai secara internal dan eksternal, peningkatan karier dalam aspek pengembangan sumber daya manusia, kepuasan kerja, dan motivasi kerja.

Promosi

Sudah barang tentu promosi harus dilakukan dengan baik dalam rangka menjawab tantangan MSDM yang dihadapi, yaitu pengisian jabatan, pengembangan pegawai, peningkatan kepuasan kerja, dan peningkatan motivasi kerja. Hal ini dilakukan umumnya dengan mengacu pada keputusan-keputusan seperti apakah promosi dilakukan berdasarkan prestasi ( merit-basedpromotion) atau senioritas (seniority-based promotion) atau kombinasi dari keduanya, bagaimanakah penilaian prestasinya, dan apakah promosi dilakukan secara terbuka (formal) atau tertutup (informal).'

manusia jauh ke depan melalui analisis yang cermat tentang berbagai situasi yang dapat mengakibatkan perubahan-perubahan kebutuhan sumber daya manusia, analisis supply yang ada di perusahaan, dan lain-lain (topik ini dibahas dalam perencanaan sumber daya manusia).

Termination

Termination adalah pemutusan hubungan kerja yang permanen dari perusahaan dengan berbagai alasan disiplin atau akibat perilaku pegawai yang tidak tepat, sehingga ini umumnya dikatakan sebagai pemecatan. Berbagai alasan dilakukannya pemecatan ditunjukkan oleh hasil penelitian, yang meliputi: ketidakmampuan, 39%; ketidakmampuan bekerja sama dengan rekan kerja, 17%; ketidakjujuran, 12%; sikap yang negatif, 10%; tingkat motivasi yang rendah, 7%; tidak mematuhi instruksi, 7%.'

Pemecatan dengan alasan apa pun merupakan kerugian bagi perusahaan dan harus dihindari. Ini dapat dilakukan dengan melaksanakan proses seleksi yang benar dan menggunakan alat seleksi yang tidak hanya job related atau alat tes yang berkaitan dengan pengukuran kemampuan melakukan pekerjaan, tetapi juga dengan tes-tes kepribadian.

RINGKASAN

Adanya pegawai yang pensiun, mengundurkan diri, meninggal dunia, adanya pegawai baru yang direkrut dan diseleksi, tantangan lingkungan bisnis, dan keterbatasan supply sumber daya manusia mengakibatkan perusahaan harus melakukan pengaturan/penempatan kembali pegawainya melalui promosi, pengalihan, demosi, atau pemutusan hubungan kerja. Sebelum melakukan penempatan, tampaknya perusahaan harus mensosialisasikan pegawainya pada pekerjaan baru melalui kegiatan orientasi untuk meningkatkan dukungan yang lebih efektif.

Orientasi adalah upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan, dan rekan kerja kepada pegawai baru, yang dilakukan melalui sebuah program formal atau informal. Promosi adalah peningkatan jabatan seseorang ke level yang lebih tinggi. Pengalihan adalah pemindahan pegawai ke jabatan dengan level yang sama. Demosi adalah penurunan jabatan seseorang ke level yang lebih rendah. Pemutusan hubungan kerja adalah pemberhentian pegawai dari jabatannya, yang dapat diakibatkan oleh berbagai macam faktor seperti situasi ekonomi atau pelanggaran peraturan organisasi, dan bisa dalam bentuk sementara atau permanen.

Masalah-masalah dalam orientasi menyangkut informasi apa yang diberikan kepada pegawai dan siapa yang memberikan. Promosi meliputi apakah didasarkan pada prestasi atau senioritas, bagaimana prestasi ditentukan, dan apakah promosi dilakukan secara terbuka atau tertutup. Pengalihan meliputi apakah pengalihan mengakomodasi kepentingan pegawai dan perusahaan. Demosi meliputi apakah dilakukan dalam rangka meningkatkan unjuk kerja. Yang terakhir, pemutusan hubungan kerja menyangkut bagaimana menghindari terjadinya pemutusan hubungan kerja.

PERTANYAAN UNTUK DISKUSI

1. Jelaskan alasan-alasan mengapa orientasi pegawai baru harus dilakukan.
2. Apakah pegawai lama yang dipromosikan pada jabatan baru juga harus mengikuti program orientasi?
3. Apa saja menurut Anda yang perlu diorientasikan kepada pegawai baru?
4. Faktor-faktor apa saja yang mengakibatkan terjadinya kekosongan jabatan?
5. Jelaskan landasan yang dipakai untuk promosi jabatan.
6. Apa kelebihan dan kekurangan masing-masing dasar tersebut?
7. Jelaskan alasan umum dilakukannya pengalihan dan demosi jabatan.
8. Jelaskan sebab-sebab umum pemutusan hubungan kerja.
9. Pemutusan hubungan kerja dapat merugikan perusahaan. Apakah Anda setuju dengan pernyataan tersebut?
10. Pemutusan hubungan kerja dalam bentuk apa pun harus dicegah. Cara apa menurut Anda yang harus dilakukan untuk menghindari pemutusan hubungan kerja?