Menganalisa Kebutuhan Perusahaan
Menganalisa kebutuhan perusahaan yang berkaitan dengan tiga kategori, yaitu rutin, perbaikan, dan inovasi adalah langkah awal untuk merencanakan perubahan. Jika jenis perubahan telah diketahui, maka ini akan mempengaruhi semua rencana yang berkaitan dengan perubahan itu. Misalnya, untuk menerapkan perubahan inovatif memerlukan lima kali lebih lama dari perubahan rutin. Waktu ini diperlukan untuk melatih dan mendorong staf, serta mengawasi tahap uji coba, berkaitan dengan keterlambatan dan pelaksanaan evaluasi secara mendalam.
Aktivitas 2
Tiga jenis perubahan memiliki tingkat pengaruh yang berbeda pada staf dan aliran kerja. Aktivitas ini akan membahas perbedaan tersebut.
Pikiran tiga contoh dari pengalaman pribadi Anda yang menggambarkan masing-masing jenis pembahan tersebut: rutin, perbaikan, dan inovasi.
Masing-masing 3 contoh perubahan itu harus diberi skor dari 1-5, sesuai dengan tingkat pengaruhnya. Skor 5 menunjukkan tingkat pengaruh yang tinggi dan skor 1 menunjukkan tingkat pengaruh yang rendah.
Dampak Jenis perubahan Jumlah waktu untuk mencapai perubahan Rutin Perbaikan Inovasi
Jumlah kendala dalam aliran kerja
Pelatihan yang diperlukan
Jumlah waktu manajemen yang diperlukan
Umumnya, perubahan rutin memiliki skor yang terendah dan inovasi memiliki skor tertinggi. Perubahan perbaikan kerap bervariasi sesuai dengan seberapa banyak perubahan itu dibangun atas aktivitas yang ada atau menekankan pada ide baru. Matrik ini bisa juga digunakan untuk menentukan jenis perubahan. Misalnya, jika ide yang diusulkan bisa dicapai dengan usaha yang sedikit, maka itu berarti perubahan rutin. Karena itu harus dipertimbangkan tingkat kekacauan sebelum perubahan itu dilaksanakan.
Tujuan Perubahan
Penentuan tujuan perubahan dan batas waktu akan menentukan kerangka kerja dimana perubahan itu akan dicapai. Ketika seorang manajer pabrik diberikan arahan yang umum, seperti ‘menetapkan tingkat keamanan untuk memenuhi standar peraturan yang baru’, maka ada berbagai masalah yang harus dipertimbangkan dalam upaya memenuhi standar baru tersebut. Misalnya, ada masalah tenaga kerja yang mungkin timbul jika peraturan itu mempengaruhi pergantian waktu kerja.
Ada biaya pelatihan dan pembelian peralatan baru yang akan meningkatkan anggaran perusahaan. Perubahan yang kompleks memerlukan penentuan tujuan yang hati-hati. Beberapa orang manajer berpendapat bahwa mengikuti sasaran tertentu akan membatasi kemampuan mereka dalam merespon aktivitas yang terjadi. Faktanya, penentuan tujuan akan menegaskan perlunya situasi dan meningkatkan keakuratan respon ini.
Manajer yang memahami semua persyaratan yang diperlukan memiliki kelenturan yang lebih besar dalam mengelola perubahan. Sasaran yang jelas akan memberikan arah dan menuntun kepada keputusan apa yang harus dilakukan. Perencanaan untuk mencapai sasaran yang spesifik akan mengurangi waktu dan usaha yang keluar dengan sia-sia. Juga penting untuk diketahui bahwa sasaran yang diidentifikasi pada tahap awal bersifat terbuka akan revisi dan pembahasan lebih lanjut. Tantangan pertama mereka adalah menegaskan dalam bahasa yang tepat kemana mereka akan berjalan. Ketika mereka sedang menapaki suatu proses, mereka secara perlahan akan menemukan informasi penting yang akan menuntun mereka untuk melakukan revisi atas pilihan sasaran tadi. Sasaran perubahan harus dalam bentuk pernyataan yang spesifik dan positif. Ini tentu saja jauh lebih mudah untuk mengatakan dibanding melakukannya, dan ini memerlukan segenap usaha untuk mewujudkannya.
Aktivitas 3.
Aktivitas ini mensyaratkan untuk memikirkan inisiatif perubahan saat ini dalam organisasi Anda. Aktivitas ini mensyaratkan perlunya pembaharuan sasaran perubahan. Silahkan jawab pertanyaan berikut berkaitan dengan sasaran Anda.
1. Pikirkan satu contoh sasaran perubahan!
2. Apa jenis perubahan itu? (rutin, perbaikan, inovasi)
3. Bisakah perubahan itu diungkapkan dengan istilah yang lebih positif?
4. Bisakah sasaran itu bentuknya lebih spesifik?
5. Silahkan perbaharui pernyataan sasaran jika diperlukan?
