Perlunya Perubahan Mengikuti Perkembangan
Bekerja dengan perubahan yang terjadi secara terus menerus. Baru saja satu produk muncul di pasaran, produk baru telah muncul lagi. Produk-produk berubah sebagaimana dilakukan para pesaing. Jika kita tidak merespon perubahan-perubahan ini, organisasi kita akan mengalami penurunan dan ditinggalkan pesaing yang lebih baik. Tanda-tanda penurunan itu adalah:
Produk lama disusul oleh produk pesaing.
Volume penjualan kecil dan mengecilnya pangsa pasar Masalah kualitas dan waktu pengiriman barang.
Banyaknya keluhan dari konsumen
Semangat pegawai yang rendah dan tingginya pergantian pekerja
Jarang adanya komunikasi
Proses yang ketinggalan jaman
Sedikitnya kepercayaan dari konsumen.
Manajer tidak mau terbuka dan mau berhubungan dengan bagian operasional dan pelanggan.
Tips
Memang dari sebagian kita tidak menyukai perubahan, padahal dalam dunia bisnis ini merupakan sesuatu yang wajar dan normal, dan kita tidak bisa menghindari perubahan, yang kita perlukan adalah bagaimana menghadapi perubahan.
Sayangnya sebagian dari kita tidak menyukai perubahan. Perubahan memaksa kita meninggalkan praktik-praktik lama yang telah kita kenal dengan baik. Untuk mempelajari cara dan keahlian baru, kita harus memulai lagi dari awal dan semua karyawan diberikan pelatihan yang seksama dan efisien, dan tentu saja kita juga harus mengeluarkan biaya yang tidak sedikit. Tetapi kita harus sadar inilah perubahan yang memang harus terjadi. Di dunia bisnis ini adalah sesuatu yang wajar dan normal.
Kita, tidak bisa menghindari perubahan, yang kita perlukan adalah bagaimana menghadapi perubahan tersebut. Jika kita tidak berani menghadapi perubahan, kita akan tetap jalan di tempat dan tidak akan meraih kemajuan di masa depan. Dengan begitu usaha kita akan jauh tertinggal dari pesaing kita. Agar perusahaan kita bisa berkompetisi dengan yang lain, kita harus berani menghadapi perubahan dan tantangan yang ada seberat apa pun risikonya.
Keputusan atas perubahan yang didasarkan semata hanya pada terkaan atau bahkan pengalaman masa lalu dengan mengabaikan kemungkinan pengaruh yang tersembunyi. Semakin relevan informasi yang tersedia, semakin sedikit peluang kegagalan sebagai hasil kegiatan yang tidak terlihat. Ketika perlunya perubahan dipertimbangkan sebagai cara yang sistematik, maka ini akan memungkinkan masalah yang potensil bisa terlihat sehingga masalah itu bisa dipecahkan. Di banyak perusahaan, perubahaan terjadi dengan adanya dorongan lingkungan dan kejadian saat itu.
Ketika manajer bereaksi, usaha mereka akan diarahkan pada gejala dan kesulitan yang ada di permukaan dibanding masalah perusahaan yang esensial. Manajer kadang meyakini bahwa perubahan yang diusulkan hanyalah persoalan akal sehat dan bisa dengan mudah diterapkan. Setelah itu tidak bisa diterapkan, barulah mereka mengakui bahwa kebutuhan akan suatu perubahan telah disalah pahami.
Karena itu harus dilakukan identifikasi kebutuhan perubahan yang tepat dan menuntun kepada pengetahuan tentang kedalaman dan keluasan sebuah masalah. Ini akan mengurangi risiko keputusan perubahan dengan menyingkap kesulitan tersembunyi sebelumnya.
Bagaimana mengevaluasi perubahan
Evaluasi perubahan menekankan 4 poin berikut:
- Ringkasan sasaran dan dasar pertimbangan untuk perubahan
- Ringkasan hasil
- Kontras antara sasaran dan hasil
- Rekomendasi untuk masa depan
Laporan yang mendalam
Salah satu kerangka laporan yang mendalam adalah:
Deskripsi proyek
• Sasaran perubahan
• Dasar pertimbangan sasaran
Ringkasa hasil Kerangka rencana aksi Deskripsi metode yang digunakan
Hasil dan masalah yang tidak direncanakan
Kontras antara sasaran dan hasil
• Review sasaran poin demi poin atas hasil
• Pembahasan apakah simbol kesuksesan telah dicapai
Rekomendasi untuk masa depan Manfaat perubahan Implikasi perubahan
Format ini menekankan kritik perubahan yang konstruktif dibandingkan ringkasan kegiatan dan data.
Studi kasus
Tujuan studi kasus ini untuk menggambarkan pentingnya identifikasi perubahan. Manajer menggunakan waktunya untuk mengumpulkan informasi dari berbagai sumber tentang perlunya perubahan. Pada tahun 90-an, tim manajemen senior Prudential Life Administration membuat pernyataan misi yang didukung oleh kebijakan ‘Way of Life’.
Dalam misi tersebut, mereka membuat komitmen yang tegas dengan pelayanan yang bermutu. Misi mereka adalah sebagai berikut: “Kami mengelola bisnis Prudential Assurance. Tujuan kami adalah untuk mempersembahkan pelayanan yang berkualitas, dengan biaya hemat dan berkontribusi pada setiap orang.” Keputusan untuk menempatkan pelanggan memerlukan evaluasi manajemen dan struktur organisasi secara lengkap.
Tim manajemen meminta Ian Halliday, sebagai Opérations Development Manager, untuk mengkoordinasikan restrukturisasi proyek divisi Life Administration di kota Reading. Tugasnya adalah mengidentifikasi area perubahan dan menyiapkan rencana implementasi untuk mencapainya. Prakarsa perubahan ini adalah yang terbesar dan teijauh selama 25 tahun sejarah kantor tersebut.
Karena proyek ini merupakan usaha pionir yang akan mempengaruhi area Prudential yang lain, maka tim manajemen berharap agar sesuatunya berjalan dengan baik. Ian percaya bahwa satu-satunya cara agar ini terlaksana adalah dengan melibatkan pengujian organisasi dan masalah perubahan. Ini juga memerlukan kerjasama semua manajer. Ia mulai dengan mempelajari catatan dari manajemen senior tentang kualitas dan masalah yang terfokus pada pelanggan.
Tahap identifikasi ini memakan waktu 3 bulan dari mulai presentasi Ian Halliday hingga presentasi proposal tim manajemen untuk perubahan.
Presentasi sebenarnya merupakan kumpulan dari berbagai interview. Manajer telah mengetahui perubahan yang diusulkan sebelumnya dan apa pengaruhnya pada area mereka. Apa yang mengejutkan tim adalah besar dan luasnya proyek ketika mereka tahu bagaimana aspek perubahan individu akan bekeija sama.
Setelah berlangsung debat hampir setengah hari, akhirnya mereka menyepakati untuk merubah berbagai ide yang ada. Keputusan mereka ini memungkinkan perusahaan bisa menghemat biaya operasional sebesar 1,5 juta ponsterling per tahun. Untuk mencapai perubahan ini dengan sukses, perlu ada kejelasan visi dan komitmen untuk mencapainya.
Produk lama disusul oleh produk pesaing.
Volume penjualan kecil dan mengecilnya pangsa pasar Masalah kualitas dan waktu pengiriman barang.
Banyaknya keluhan dari konsumen
Semangat pegawai yang rendah dan tingginya pergantian pekerja
Jarang adanya komunikasi
Proses yang ketinggalan jaman
Sedikitnya kepercayaan dari konsumen.
Manajer tidak mau terbuka dan mau berhubungan dengan bagian operasional dan pelanggan.
Tips
Memang dari sebagian kita tidak menyukai perubahan, padahal dalam dunia bisnis ini merupakan sesuatu yang wajar dan normal, dan kita tidak bisa menghindari perubahan, yang kita perlukan adalah bagaimana menghadapi perubahan.
Sayangnya sebagian dari kita tidak menyukai perubahan. Perubahan memaksa kita meninggalkan praktik-praktik lama yang telah kita kenal dengan baik. Untuk mempelajari cara dan keahlian baru, kita harus memulai lagi dari awal dan semua karyawan diberikan pelatihan yang seksama dan efisien, dan tentu saja kita juga harus mengeluarkan biaya yang tidak sedikit. Tetapi kita harus sadar inilah perubahan yang memang harus terjadi. Di dunia bisnis ini adalah sesuatu yang wajar dan normal.
Kita, tidak bisa menghindari perubahan, yang kita perlukan adalah bagaimana menghadapi perubahan tersebut. Jika kita tidak berani menghadapi perubahan, kita akan tetap jalan di tempat dan tidak akan meraih kemajuan di masa depan. Dengan begitu usaha kita akan jauh tertinggal dari pesaing kita. Agar perusahaan kita bisa berkompetisi dengan yang lain, kita harus berani menghadapi perubahan dan tantangan yang ada seberat apa pun risikonya.
Keputusan atas perubahan yang didasarkan semata hanya pada terkaan atau bahkan pengalaman masa lalu dengan mengabaikan kemungkinan pengaruh yang tersembunyi. Semakin relevan informasi yang tersedia, semakin sedikit peluang kegagalan sebagai hasil kegiatan yang tidak terlihat. Ketika perlunya perubahan dipertimbangkan sebagai cara yang sistematik, maka ini akan memungkinkan masalah yang potensil bisa terlihat sehingga masalah itu bisa dipecahkan. Di banyak perusahaan, perubahaan terjadi dengan adanya dorongan lingkungan dan kejadian saat itu.
Ketika manajer bereaksi, usaha mereka akan diarahkan pada gejala dan kesulitan yang ada di permukaan dibanding masalah perusahaan yang esensial. Manajer kadang meyakini bahwa perubahan yang diusulkan hanyalah persoalan akal sehat dan bisa dengan mudah diterapkan. Setelah itu tidak bisa diterapkan, barulah mereka mengakui bahwa kebutuhan akan suatu perubahan telah disalah pahami.
Karena itu harus dilakukan identifikasi kebutuhan perubahan yang tepat dan menuntun kepada pengetahuan tentang kedalaman dan keluasan sebuah masalah. Ini akan mengurangi risiko keputusan perubahan dengan menyingkap kesulitan tersembunyi sebelumnya.
Bagaimana mengevaluasi perubahan
Evaluasi perubahan menekankan 4 poin berikut:
- Ringkasan sasaran dan dasar pertimbangan untuk perubahan
- Ringkasan hasil
- Kontras antara sasaran dan hasil
- Rekomendasi untuk masa depan
Laporan yang mendalam
Salah satu kerangka laporan yang mendalam adalah:
Deskripsi proyek
• Sasaran perubahan
• Dasar pertimbangan sasaran
Ringkasa hasil Kerangka rencana aksi Deskripsi metode yang digunakan
Hasil dan masalah yang tidak direncanakan
Kontras antara sasaran dan hasil
• Review sasaran poin demi poin atas hasil
• Pembahasan apakah simbol kesuksesan telah dicapai
Rekomendasi untuk masa depan Manfaat perubahan Implikasi perubahan
Format ini menekankan kritik perubahan yang konstruktif dibandingkan ringkasan kegiatan dan data.
Studi kasus
Tujuan studi kasus ini untuk menggambarkan pentingnya identifikasi perubahan. Manajer menggunakan waktunya untuk mengumpulkan informasi dari berbagai sumber tentang perlunya perubahan. Pada tahun 90-an, tim manajemen senior Prudential Life Administration membuat pernyataan misi yang didukung oleh kebijakan ‘Way of Life’.
Dalam misi tersebut, mereka membuat komitmen yang tegas dengan pelayanan yang bermutu. Misi mereka adalah sebagai berikut: “Kami mengelola bisnis Prudential Assurance. Tujuan kami adalah untuk mempersembahkan pelayanan yang berkualitas, dengan biaya hemat dan berkontribusi pada setiap orang.” Keputusan untuk menempatkan pelanggan memerlukan evaluasi manajemen dan struktur organisasi secara lengkap.
Tim manajemen meminta Ian Halliday, sebagai Opérations Development Manager, untuk mengkoordinasikan restrukturisasi proyek divisi Life Administration di kota Reading. Tugasnya adalah mengidentifikasi area perubahan dan menyiapkan rencana implementasi untuk mencapainya. Prakarsa perubahan ini adalah yang terbesar dan teijauh selama 25 tahun sejarah kantor tersebut.
Karena proyek ini merupakan usaha pionir yang akan mempengaruhi area Prudential yang lain, maka tim manajemen berharap agar sesuatunya berjalan dengan baik. Ian percaya bahwa satu-satunya cara agar ini terlaksana adalah dengan melibatkan pengujian organisasi dan masalah perubahan. Ini juga memerlukan kerjasama semua manajer. Ia mulai dengan mempelajari catatan dari manajemen senior tentang kualitas dan masalah yang terfokus pada pelanggan.
Tahap identifikasi ini memakan waktu 3 bulan dari mulai presentasi Ian Halliday hingga presentasi proposal tim manajemen untuk perubahan.
Presentasi sebenarnya merupakan kumpulan dari berbagai interview. Manajer telah mengetahui perubahan yang diusulkan sebelumnya dan apa pengaruhnya pada area mereka. Apa yang mengejutkan tim adalah besar dan luasnya proyek ketika mereka tahu bagaimana aspek perubahan individu akan bekeija sama.
Setelah berlangsung debat hampir setengah hari, akhirnya mereka menyepakati untuk merubah berbagai ide yang ada. Keputusan mereka ini memungkinkan perusahaan bisa menghemat biaya operasional sebesar 1,5 juta ponsterling per tahun. Untuk mencapai perubahan ini dengan sukses, perlu ada kejelasan visi dan komitmen untuk mencapainya.
